As plataformas virtuais de coworking podem nos tornar mais produtivos?

Em junho de 2022, o sonho de Susan Lieu de publicar um livro estava se transformando em um pesadelo. Ela assinou um contrato com uma grande editora para entregar um livro de memórias sobre encontrar seu caminho no mundo depois que sua mãe, uma imigrante vietnamita que fundou dois salões de beleza de sucesso, morreu aos 38 anos de uma abdominoplastia malfeita. Mais de um ano depois, porém, Lieu estava muito atrás da contagem de palavras que precisaria para publicar o livro antes de seu próprio aniversário de 38 anos. Ela estava procrastinando, se sentindo isolada escrevendo em seu porão e conciliando as responsabilidades de criar uma criança pequena.

Então, uma amiga contou a ela sobre o Flow Club, um serviço de associação que hospeda dezenas de sessões de coworking online por dia. Os participantes em cada sala de estudo ao vivo de uma a três horas são encorajados por um fiscal a definir metas e relatar o progresso no final, mas na maioria das vezes é apenas um grupo de pessoas trabalhando simultaneamente em frente às câmeras de seus computadores.

Lieu rapidamente passou a passar de cinco a dez horas por dia nos espaços de trabalho virtuais compartilhados. Sete meses depois, ela entregou o manuscrito para o que se tornaria A Filha da Manicurepublicado em março deste ano com grande aclamação. “Não acho que teria terminado meu livro de memórias sem o Flow Club”, diz Lieu, que até agradeceu à empresa em seus agradecimentos. “Foi uma dádiva de Deus.”

Por que funcionou para ela? Por um lado, diz Lieu, o Flow Club explora a responsabilidade, a pressão social positiva que sentimos quando nossas ações são responsáveis ​​perante os outros. “Se você acaba rolando a internet por uma hora inteira, você tem que assumir isso”, ela diz. Lieu aponta para estudos como o da American Society for Training and Development em 2010, que encontrou um aumento de 65% na probabilidade de completar uma meta se uma pessoa a compartilha com outra pessoa. Ainda mais significativamente, descobriu que a probabilidade aumentou para 95% se essa meta fosse compartilhada durante um compromisso feito especificamente para responsabilidade.

A responsabilização é apenas um de uma cesta de mecanismos psicológicos que faz o Flow Club funcionar. Outro é minimizar o número de vezes que seu cérebro troca de tarefas, o que alguns especialistas chamam de troca de contexto, e outro ainda é chamado de duplicação corporal, um aumento de foco que as pessoas obtêm ao executar tarefas ao lado de um colega. É também por isso que o Flow Club é uma das crescentes empresas que agora oferecem sessões de coworking para aqueles que buscam fazer mais ou apenas se sentir melhor enquanto trabalham.

“Sou extrovertida”, diz Lieu, “posso me alimentar da energia dos outros”. Mesmo, aparentemente, se essa energia for derivada de uma galeria de vídeos de trabalhadores remotos, embora Lieu diga que os períodos de cinco minutos de compartilhamento de metas e debriefing que abrem e fecham cada sessão são suficientes para um aumento moral. “Há também explosões virtuais de confete que podemos jogar uns nos outros para comemorar uma vitória”, diz ela. “É uma pequena dose de dopamina”. Um 2019 estudo publicado na revista Tendências em Neurociência mostraram que até mesmo pequenas interações sociais podem ativar nosso circuito de recompensa de dopamina, outra evidência de que essas plataformas de coworking são sustentadas pela eficácia científica.

Eu não sou extrovertida, então, quando entrei no Flow Club, assim como em duas outras plataformas de coworking, Flown e Caveday, para testes de uma semana, os aspectos sociais da experiência não foram tão atraentes para mim. As sessões do Flown podem ter até 40 participantes — advogados, acadêmicos, escritores, todos se conectando de locais tão distantes quanto Inglaterra, Austrália e Uruguai. Mesmo na multidão de telas de vídeo, muitas vezes me senti tímida para falar meus objetivos em voz alta, e gravitei para sessões onde os participantes compartilhavam principalmente por meio da função de bate-papo de texto em grupo, uma opção na maioria das plataformas. (“Eu odeio essas sessões somente de texto”, diz Lieu, um ator de profissão.) No Caveday, me senti ainda mais enjoada quando os anfitriões dividiram os participantes em grupos de dois, três ou quatro para apresentações e compartilhamento de objetivos.

No entanto, superei esse breve desconforto e achei os serviços tremendamente úteis. Fui diagnosticado com TDAH pela primeira vez em 1979 e recebi Ritalina. Antes disso, lembro-me da escola primária como um borrão de frustração. Parei de tomar a medicação no ensino médio, com medo do estigma, e me esforcei para chegar à formatura graças apenas a uma habilidade de escrita que se instalou fortuitamente durante o ensino fundamental, quando eu ainda tomava os remédios. Quando recebi uma nova receita para TDAH anos mais tarde, na idade adulta, tudo o que conseguia pensar era: “por que parei com essa coisa?” Não perdi mais minha carteira e chaves semanalmente, ganhei muito mais tranquilidade doméstica ao seguir com as tarefas e fiquei muito menos estressado com os prazos de trabalho porque simplesmente os comecei mais cedo. Para um escritor freelancer competindo em um mundo de oportunidades cada vez menores, no entanto, os medicamentos não são suficientes. Como alguém que trabalha em casa e tem uma criança pequena, consegui fazer muito mais trabalhando em cada uma das plataformas do que normalmente faço sozinho em casa.

Gostei da recepção animada dos anfitriões da sessão e da definição de metas, e adorei riscar tarefas da minha lista, mas o mais intrigante foi o efeito de trabalhar virtualmente com outras pessoas. Com minha câmera ligada, senti que estava sentado mais ereto e, embora ninguém pudesse ver no que eu estava trabalhando, muitas vezes consegui me impedir de entrar sem pensar em sites de mídia social. No canto da tela do meu computador, a galeria de outros participantes trabalhava constantemente. Era estranhamente calmante e, quase todas as vezes que eu olhava para ela, sentia que relaxava e me acomodava no trabalho.

Alguns especialistas se referem a esse fenômeno como body doubling, um termo cunhado em 1996 por Linda Anderson, uma coach de produtividade executiva, e agora popular na comunidade de TDAH. A ideia básica é que a presença de outra pessoa permite que alguém se sinta mais focado e motivado, diz Candan Ertubey, psicólogo da Universidade de Hertfordshire, na Inglaterra. Ela compara o efeito ao de treinar com um parceiro. “Sabemos que correr com um parceiro é mais eficaz”, diz ela. “É trazer esse modelo de coaching para o ambiente de trabalho.”

Em 2023, Ertubey liderou um estudo não publicado sobre os efeitos do coworking virtual em 101 membros do Flown. Ela descobriu que 95% dos participantes relataram uma melhora acima da média no foco, que 94% relataram uma melhora acima da média na produtividade e 85% classificaram sua qualidade de trabalho como maior com o programa. Ertubey também descobriu que “o fluxo de trabalho e o bem-estar eram altamente coordenados”, com 87% relatando uma melhora acima da média no nível de estresse.

Na estimativa de Ertubey, três mecanismos psicológicos fazem programas como o Flown funcionarem. O primeiro é a declaração de intenção que desencadeia a responsabilização. O segundo é a duplicação corporal, e o terceiro é o cronograma rigoroso de tempo de trabalho pontuado por intervalos interativos. O Flown, o Caveday e o Flow Club incluem pequenos intervalos interativos em suas sessões. Os anfitriões incentivam os participantes a tirar as mãos dos teclados e esticar os ombros, ou compartilhar uma palavra sobre como estão se sentindo, ou dar high five na tela em massa. Esses pequenos intervalos são significativos, diz Ertubey. “A natureza e a qualidade da atenção são uma questão muito complicada, mas sabemos que intercalar curtos períodos de distração durante o trabalho focado aumenta a criatividade.”

Esse último processo, alternando períodos de trabalho focado com pausas curtas, é uma das estratégias para obter melhor foco prescritas pelo guru da produtividade Cal Newport. Seu livro Trabalho profundo foi uma grande inspiração para a fundadora da Flown, Alicia Navarro. Newport descreve o trabalho profundo como “atividades realizadas em um estado de concentração sem distrações que levam suas capacidades cognitivas ao limite”. O nome da empresa, assim como o do Flow Club, é uma referência ao conceito de “estado de fluxo”, que Newport diz que acompanha o trabalho profundo bem-sucedido.

“Há ataques sistemáticos à nossa atenção pela tecnologia moderna”, diz Navarro. Ela aponta para um estudo de 2008 de pesquisadores da Universidade da Califórnia, Irvine, que descobriu que os trabalhadores de escritório se distraíam do trabalho a cada três minutos e 5 segundos. Os autores também descobriram que esses trabalhadores levavam em média 23 minutos e 15 segundos para retornar o foco à tarefa original. Sophie Leroy, professora de negócios da Universidade de Washington, posteriormente apelidou o fenômeno de “resíduo de atenção”, que ela descreve como “o cérebro lutando para seguir em frente após a interrupção”. Essa luta, de acordo com Leroy, impede o desempenho cognitivo. Como Newport gosta de dizer, há um custo na troca de tarefas.

“Eu queria construir uma plataforma para que as pessoas pudessem fazer trabalho profundo”, diz Navarro. Isso significava ajudar as pessoas a reservar blocos de tempo dedicados para trabalho sem distrações e, então, usar pressão social positiva, como responsabilização e duplicação de corpo, para mantê-las na tarefa.

No meu próprio tempo nos sites de coworking, descobri que essas pressões eram benéficas. Repetidamente, corrigi o curso de volta ao trabalho nas sessões e, enquanto meu smartphone me chamava como um membro fantasma, eu podia deixá-lo intocado na gaveta da mesa com mais facilidade.

Lançado durante a pandemia de Covid-19, os usuários do Flown triplicaram a cada ano, diz Navarro. Ela também relata que o número médio de sessões de foco por usuário por semana aumentou de 4,3 para 6 no último ano. “Isso significa que as pessoas estão usando o Flown mais intensamente, em média, à medida que crescemos”, diz ela. O Flow Club relata um crescimento semelhante, quadruplicando os usuários desde o início de 2023 e agora oferecendo perto de 2.000 sessões por semana para cobertura quase 24 horas por dia.

Curiosamente, em todas as três plataformas, os usuários não limitam sua produtividade a digitar em teclados. Uma meta frequente que ouvi no Flow Club era “relaxar meus ombros”, que rapidamente adotei como uma das minhas. No Flown, vi pessoas listando tarefas como “fazer um smoothie de café da manhã e depois limpar por 30 minutos” e “assar um bolo de aniversário para meu filho”. Navarro ouviu um relato de que um participante do Flown usou o tempo para praticar estacionamento paralelo.

Lieu, que ainda registra de três a cinco sessões do Flow Club por semana enquanto comercializa O Filha da Manicure e trabalha em um novo roteiro de televisão, relata todo tipo de comportamento inesperado. Ela vê artistas esboçando ou limpando seus estúdios. Em suas sessões da tarde, ela frequentemente vê usuários australianos se conectando para executar sua rotina matinal: tomar vitaminas, beber água, meditar. “Eu sempre penso em uma rotina matinal como algo muito privado”, ela diz, “mas se você está morando sozinho e precisa daquele compromisso no Flow Club para começar seu dia mais facilmente, eu posso entender isso.”

Lieu faz referência ao que muitos chamam de “epidemia de solidão” e cita uma pesquisa da American Psychiatric Association de 2024 que descobriu que 30% dos adultos sentem solidão uma vez por semana e que 10% se sentem solitários todos os dias. Para ela, o Flow Club tem sido um antídoto para isso. “Sinto muita falta dos colegas de trabalho”, diz ela. Pessoas que ela conheceu na plataforma compareceram a leituras em sua turnê de livros, e os efeitos do coworking fornecem uma espécie de conforto existencial. “Posso observar outras pessoas lutando com seu trabalho e posso me identificar com isso”, diz ela.

Lieu acrescenta: “É reconfortante e me ajuda a sair da minha cabeça. Posso me lembrar de que nem todo mundo é perfeito. Não estou sozinho neste mundo.”